クソみたいな会議をたった5つで質を爆上げするHACKS

もう、無駄な会議をするのはうんざり！！
この会議、意味あるのか？！
そう思ったことがある人は多いことでしょう。
この記事はそんな方々に向けて書いています。
具体的な層は以下の通り。
・会議多くやるけど成果が思うように上がらないマネージャーさん
・マネージャー歴が浅くて、どうすればいいの、な人
・意味のない会議に出席することが多く困っている人
・PDCAとかKPIとか横文字が出てこない会社員
この記事を見て
今より意味のある、やった甲斐のある会議
になれば幸いです。

生涯会議時間は30,000時間？！
その中で意味のある時間ってどれだけ？

そもそも会議ってなんなのか改めて観てみましょう。
Wikipediaによると

"会議は、関係者が集まり、特定の目的（議題）に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。"

とのことです。
今回は目的に対して施策を打つ点にフォーカスします。
生涯会議時間は30,000時間にも及ぶなんて話もありますが
重要なのはその中で目的を達成するに至った会議がいくつあったか。
会議はそれ自体に意味はなく、目的を果たすための道程に意味があり
つまり、会議はその目的を果たすための手段です。
それなのに、目的が「会議をすること」になることは
ままあることなのです。
これは
・ゴールが手前（会議の実施）に設定されてしまっている
・それっぽい回答が得られたことで満足してしまう
・進捗確認をしない
そう、会議を終えるとある種の達成感を得られませんか？
これで、このプロジェクト大丈夫だろう、と胸をなでおろしたことありませんか？
じゃあ、どうしたらそんな無駄な時間になることを防ぐのか。

会議を実施することで満足してしまい、一向に目的を達成できない現象の、なぜ

ここで重要なのは会議はプロセスの一部であってゴールではない、
ということです。
そもそも会議は目的を達成するための手段、1つの選択肢なので
他の手段で目的が達成されるのであれば会議は不要でしょう。
そんなの分かってるよ！と思われるはずですが
過去の会議を振り返ってみてください。
会議を終えて、ある種の達成感を得たことがないでしょうか。
会議はビジネスシーンにはびこる
手段と目的の逆転現象として好例ではないでしょう。
しかし、たった5つの方法を取り込むことで
大幅な改善することができます。
達成率なんと800%！！！（当社比）
もとがどれだけ低かったんだよ、て話なのと
達成しなくても良かった案件が多かったってことですね。
そもそも達成しなくても良い会議ならやる必要がないので
主催者は会議をやる前に、本当にこの会議必要か？を考えて下さい。
しかし、何かと会議をしようとする所属長ないしプロジェクトリーダーって多くないですか？！
もしかしたら、自分もそう思われているかも・・・。
そんな、マイッチングな状況を好転させましょう！！

質を上げる5つの項目

会議の質を上げる、つまり目標達成の確率をぐんと高める方法です。
これは非常にシンプルです。
1.目的を決め、事前にアジェンダを共有する
2.会議の終わりの時間を決める
3.MCもしくはタイムキーパーを決める
4.そのタスクの責任者を決める
5タスクの期間を設ける
どんな手段を講じて解決するか、あるいは達成するか
という、達成までの道程を決めることです。
そして、進捗報告と確認を忘れずに。
なぜ、これらが必要か。
次はこれを分解していきます。

質を上げる5つをそれぞれ分解して考える

それでは各項目を細かく観ていきましょう。

1.目的を決め、事前にアジェンダを共有する
そもそもこの会議は何をしたいのか？
目的がはっきりとしない状態で参加させられて、途中で目的に気づく・・・。
なんて経験ありませんか？
この目的が分からない空白の時間、無駄ですよね。
これを排除するために事前に目的を共有してあげましょう。
アジェンダの事前共有も重要です。
会議中に検討時間が入るのって無駄でしょう。
だから、会議に臨む前にある程度、考えを持って参加できるように仕向ける。
これがないと、検討しながら話を聞き続ける・・・。
インテル入ってない脳みそでは無理なんですよ、そんなこと。
また、アジェンダごとに時間を割り振っておく。
これも重要です。

2.会議の終わりの時間を決める
始まりの時間は決まっているのに、終わりの時間は未定。
もしくはすごくルーズ。
そんな会議が多いのではないでしょうか。
終了時間を決めて、しっかりと時間を意識する。

3.MCもしくはタイムキーパーを決める
MCやタイムキーパーは話が逸れないように意識してください。
結構、無駄話に花が咲いたりしてしまい
これが時間を食っていることが多いんです。
話がそれたら軌道修正。そして時間管理。
ここを意識するだけでかなり時間圧縮ができます。

4.そのタスクの責任者を決める
参加者が多くなればなるほど
誰かやるだろ、、、
の空気で会議が終わってしまうことがあります。
これは心理学でいう、傍観者効果の責任分散が起きています。
必ず、タスクに責任者を決めてください。
そして最後は

5.タスクの期間を決める
いわゆる、ケツを決めることは非常に大事です。
ケツを決めないと人は動きません。
いつでもやれることは、いつまでたってもやらない。
これが人の心理です。
※参考スタンフォード大学心理学者エイモス・トベルスキーたちの実験で明らかになっています。
これらのたった5つの項目を徹底するだけで健全な会議とが進められます。
そして、なにより目標達成の確率がぐんと上がります。

主催者が意識すること

結論の前に主催者が意識することを明記しておきます。
それは２つ。
・本当に必要な人材のみ出席とする
・とりあえず、集まるか、をなくす
です。
ちょっと関係ありそうだから、一応出ておいて。
思考停止させて、このような判断にならないようにしてください。
この会議に俺出る必要なかったな、、、
この絶望感を味わったことありませんか？
時間＝コスト
これを意識して下さい。
10人で1時間の会議をしたら10時間分のコストが掛かっていることになります。
また、「船頭多くして船山に登る」という諺があります。
無関係な人を巻き込んだり、人数が多かったりすると
とっ散らかる可能性が高くなります。
先述のとおり、傍観者効果が発揮されてしまう危険性もありますので
やたらと人が多い会議はオススメしません。
生産性を低くする一方です。

結論

会議を目的達成の手段へ昇華する方法は

1.目的を決め、事前にアジェンダを共有する
2.会議の終わりの時間を決める
3.MCもしくはタイムキーパーを決める
4.そのタスクの責任者を決める
5タスクの期間を決める

これらを守って会議に臨んでみてください。
無駄なコストが大幅に避けるため生産性が爆上がりしますし
何より目標達成の確率がぐんと上がります。
重ねて伝えますが
会議はそれ自体に意味はなく、目的を果たすための道程に意味があり
つまり、会議はその目的を果たすための手段です。
手段をうまくつかって目的を果たしましょう！

会議がうまく回って、会社がうるおい、ひいては読んでくださった皆様の所得に響けば幸いです。
経済よまわれ！
ご購読ありがとうございました。

福島和幸