ホウレンソウの達人が使う3つの極意
部署に所属していると上司にホウレンソウする機会が多いですよね。
これは会社に属している以上、ついてまわることです。
なんで理解してくれないんだ！！って思ったことあるのではないでしょうか。
聞き手に伝わらないのは、発信側に問題があることが多々あります。
簡単な3つの方法で聞き手にしっかり伝わるのでぜひ、意識してみてください。
なぜ、伝わらないのかを考える
まずは以下のやりとりをご覧ください。
部下「福島さん、新田さんとちょっと話していたんですけど
彼、今すごく忙しいみたいなんですね。プライベートもいろいろあったみたいで。
なんか、お母さんが入院しているらしいんですよ。
それで、手続きやらなんやらを全部新田さんがやったらしくて。
お兄さんは何もしてくれないって言ってました。
ランチしながら話を聞いていたんですが
そんな状況なので例の案件を一部手伝ってくれないかって相談されました。
でも私、新規の重い案件があって、今なかなか時間が割けなくて。
だから断りたいんですけど、どうすればいいでしょう。」
上司「（いや、断れよ。あと不要な情報多くね？）
(長々話してくれたけど、手伝えないから断りたいってことだよね？)
(不要な情報が多い上に、最後まで何が言いたいのか分からなかったよ。)
わかった、こちらから断っておこう。
新田さんも大変そうだから、別の人間を手配しておきます。」
はい、上司が言う通り
俗に言う、話が下手だなって感じる方で多いのは
・情報の順番がめちゃくちゃ
・個人的な感情を含む、不要な情報が多い、あるいは少ない
なんですね。
そのため、こちらの脳内でパズルのピースを組み替える、
あるいは情報が少なかったり、不要なものがあった場合
調整する必要があるからなんですね。
（まぁ、あとは語彙が少ない、その人の目線で伝えないからもありますが
また別の機会にします）
では、どうすれば伝わるのでしょうか。
どうやったら伝わるかを考える
今度は以下のやりとりをご覧ください。
部下「福島さん、相談です。
新田さんに仕事を手伝ってくれって言われたんですが断りたいんです。
どうすればいいでしょう。
私も新規案件でちょっと忙しくて・・・。
ただ、彼、お母さんが入院しているらしく
手続きやらなんやらを全部新田さんがやったらしくて。」
先程の説明と比べるとめっちゃ分かりやすくないですか？
伝える順番を変えるだけでも十分効果でますが
さらに無駄を省くとご覧のとおり、かなり頭に入ってきます。
すごいですよね。
次に情報が極端に少ない場合もご覧ください。
部下「福島さん、新田さんが仕事手伝ってくれって言うんです」
上司「（情報すくなっ、これは報告かな？）うん、手伝ってあげてくれ」
この様に情報が少ない場合は相手の解釈に自由度を与えてしまい
意図しない方向に話がすすんで時間の無駄が生じることもしばしば。
相手に伝える前に情報の取捨選択をしておくと良いでしょう。
伝わりやすくする3つのポイント
さて、タイトルにあるとおり
伝わりやすい話し方にはポイントがあります。
・伝わりやすい順番
1.確認・相談・報告、何の話かを明確にする
2.結論、どうしたいかを伝える
3.補足、理由などを必要最低限の情報で伝える
先程の例を分解して見ていきましょう。
1.確認・相談・報告、何の話かを明確にする・・・
福島さん、相談です。
2.結論、どうしたいかを伝える・・・
新田さんに仕事を手伝ってくれって言われたんですが断りたいんです。
どうすればいいでしょう。
3.補足、理由などを伝える・・・
私も新規案件でちょっと忙しくて・・・。
ただ、彼、お母さんが入院しているらしく
手続きやらなんやらを全部新田さんがやったらしくて。
なぜ、伝える情報の順番を変えただけで理解されやすいのか。
それは聞き手に心の準備を与えてあげることができるからなんです。
ビジネス本を買うときをイメージすると分かりやすいです。
物色するときに当然ですが、まずタイトルに目が行きますよね。
そうすることで中身のイメージを沸かせますよね。
それから確認のために中身をペラペラと見てみる。
ほうほう、なるほどと興味を抱く・・・。
そして、購入。
このとき、タイトルと中身がまったく違うと混乱すると思います。
そのため、相手に先にイメージさせることで話を理解しやすい状態にもっていくことが重要なんです。
※漫画や映画のタイトルで、これ何？と思わせオチでなるほどと思わせる手法もあるので、それは除外
イメージが出来ないと、何の話をしているのか常に模索する状態となり
話が入ってこないのです。
加えて伝える情報を取捨選択をすることで
相手の理解度がグンと高くなります。
ひとまず、この3つを守って話してみて下さい！
相手にストレスを与えず、話が伝わりますよ！
伝え方が9割なんて本も出てますもんね。
ええ、ご多分にもれず私も読みました。
だって伝え方がうまい方が人生いい方向に進みますから。
